Đây là quá trình họp chính thức giữa các bên liên quan được cơ quan giám sát của HĐND cấp tỉnh lên kế hoạch và chủ trì, sau khi đã tiến hành các công cụ tham vấn và đã thu thập một số thông tin từ công chúng, thấy cần thiết tổ chức điều trần, nhằm thu thập thông tin/bằng chứng từ các đối tượng/chủ thể liên quan về một vấn đề cụ thể.
Các bên tham gia vào quá trình điều trần bao gồm các cơ quan chính quyền có trách nhiệm liên quan (bên nhà nước, trách nhiệm hành pháp, hành chính), các cá nhân hoặc tổ chức bị ảnh hưởng hoặc đại diện hợp pháp của họ, và các tổ chức dân sự xã hội có liên quan đến vấn đề đó (với tư cách cung cấp nhân chứng, sự kiện, số liệu về vấn đề liên quan). Các bên này cần được tiếp cận sớm để làm rõ những gì họ sẽ cung cấp tại cuộc điều trần và vào lúc nào, để làm gì.